Шаблони друкованих форм

Кожен документ у Skladnyk можна надрукувати: кнопка «Друк» є в картці документа. У меню - готові системні шаблони (видаткова накладна, рахунок на оплату, касові ордери, договір поставки та інші) і ваші власні шаблони.

Власний шаблон - це звичайний файл Excel (.xlsx) або Word (.docx), у якому замість даних стоять змінні. Під час друку програма підставляє на їхнє місце дані документа.

• Шаблон Excel друкується в Excel і PDF.
• Шаблон Word друкується у Word і PDF.

Excel зручний для накладних, рахунків і актів - усього, де є таблиця товарів. Word - для договорів, специфікацій і листів, де багато тексту.

Як зробити свій шаблон

1. Відкрийте документ потрібного типу і натисніть «Друк» - «Налаштувати шаблони».
2. У блоці «Системні шаблони» натисніть «Завантажити файл» біля форми, яка найближча до потрібної. Починати з готового файлу простіше, ніж із порожнього.
3. Відкрийте файл у Excel або Word. Змініть що потрібно: додайте логотип чи текст, приберіть зайву колонку, поміняйте шрифти. Змінні у фігурних дужках не чіпайте, якщо хочете, щоб ці дані друкувалися далі.
4. Збережіть файл, поверніться на сторінку шаблонів, введіть назву, виберіть файл і натисніть «+ Додати шаблон».
5. Натисніть PDF у колонці «Перевірити» - відкриється документ, надрукований вашим шаблоном.

Якщо у файлі помилка (наприклад, не закрито цикл), програма скаже про це одразу під час додавання і шаблон не збереже.

Шаблон бачать усі користувачі акаунта. Тумблер «У меню «Друк»» ховає шаблон, не видаляючи його, а порядок у меню змінюється перетягуванням рядків. Додавати й видаляти шаблони може адміністратор акаунта, друкувати - кожен, хто має право друку документів цього типу.

Як писати змінні

Змінна - це назва в подвійних фігурних дужках: {{ doc.name }} - номер документа, {{ doc.agent.legal_title }} - назва контрагента. У клітинці Excel може бути і текст, і змінна разом: Накладна № {{ doc.name }} від {{ doc.date }}.

Якщо в клітинці Excel стоїть лише змінна з числом ({{ doc.sum }}), у надрукованому файлі це буде саме число - його можна підсумувати формулою. Щоб отримати гарний текст «1 498,31», допишіть |money: {{ doc.sum|money }}.

Таблиця товарів

Рядки таблиці повторює цикл. В Excel це три рядки:

1. рядок, у якому є лише {% for p in doc.positions %};
2. рядок із даними товару: {{ p.n }}, {{ p.name }}, {{ p.quantity }}, {{ p.sum }};
3. рядок, у якому є лише {% endfor %}.

Перший і третій рядки службові: у надрукований документ вони не потрапляють, а другий повторюється стільки разів, скільки товарів у документі.

У таблиці Word те саме, тільки теги пишуться як {%tr for p in doc.positions %} і {%tr endfor %} - кожен у своєму рядку таблиці.

Підсумки під таблицею беріть зі змінних ({{ doc.sum }}, {{ doc.vat_sum }}), а не з формул Excel: після розмноження рядків формула показуватиме на старий діапазон.

Умови

Частину тексту можна друкувати лише за умови: {% if doc.vat_enabled %}у тому числі ПДВ{% else %}без ПДВ{% endif %}.

Дані з пов'язаних документів

У шаблоні доступні не лише дані самого документа, а й усього ланцюжка: замовлення, з якого зроблено відвантаження, виставлені рахунки, оплати. Вони лежать у doc.related.<тип>, і в кожного пов'язаного документа ті самі поля, що й у doc.

Наприклад, рядок «Підстава» у видатковій накладній:

{% for o in doc.related.customer_orders %}Замовлення № {{ o.name }} від {{ o.date }}{% endfor %}

Якщо пов'язаного документа немає, рядок просто лишиться порожнім - помилки не буде. Перелік типів є на сторінці шаблонів у блоці «Змінні шаблону».

Логотип, печатка і підписи

Зображення беруться з картки організації: {{ doc.organization.logo|image(18) }}. Число в дужках - висота в міліметрах, пропорції зберігаються. Так само працюють stamp (печатка), director_signature і accountant_signature (підписи).

Додаткові поля

Додаткове поле документа - за його назвою: {{ doc.attrs["Номер договору поставки"] }}. Додаткове поле товару в таблиці - {{ p.attrs["Колір"] }}.

Поля окремого типу документа

Деякі поля є лише в одного типу документа: у відвантаженні це перевізник, транспортний засіб, вантажоодержувач і кількість місць. Вони лежать у doc.extra: {{ doc.extra.carrier.legal_title }}, {{ doc.extra.transport_facility_number }}. Повний перелік для вашого типу документа є внизу сторінки шаблонів.

Комплект документів

«Друк» - «Комплект документів» відкриває перелік: сам документ і пов'язані з ним. Позначте потрібні й натисніть «Друкувати комплект» - вийде один PDF. Кожен документ друкується першим шаблоном свого типу з меню «Друк»: вашим, а якщо власних шаблонів немає - системним.

Друк кількох документів зі списку

У списку документів позначте рядки прапорцями, натисніть «Друк» і виберіть форму. Програма підготує один PDF з усіма документами: відкриється сторінка зі станом, і коли файл буде готовий, на ній з'явиться кнопка «Відкрити файл». За один раз друкується до 200 документів, готовий файл зберігається одну добу.

Надіслати документ на пошту

«Друк» - «Надіслати на пошту»: адреса підставляється з картки контрагента, тему й текст листа можна змінити, форму і формат вкладення (PDF, Excel або Word) ви обираєте самі. Відповідь на лист прийде на вашу адресу. Надсилання записується в аудит документа.

Посилання на документ

Замість файлу можна надіслати посилання: у полі «Як надіслати» виберіть «Посилання на документ». Слово {link} у тексті листа заміниться адресою, а якщо його немає, адреса додасться в кінці листа. Посилання відкривається без входу в Skladnyk і завжди показує останню версію документа, навіть якщо ви змінили його після надсилання.

Щоб отримати посилання без листа (наприклад, для месенджера), на тій самій сторінці в блоці «Посилання на документ» виберіть форму і натисніть «Створити посилання». Щоб закрити доступ, видаліть посилання там само.

Шаблони для списків документів і звітів

Крім окремого документа, можна друкувати список документів одним файлом (реєстр) і звіти. Для них шаблони окремі, бо й дані інші: не один документ, а рядки таблиці.

• Список документів. Позначте документи в списку, натисніть «Друк» і в блоці «Список одним файлом» виберіть PDF або Excel біля форми «Реєстр документів». Власні шаблони списку додаються на сторінці «Налаштувати шаблони списку» з того самого меню.
• Звіти «Залишки», «Обороти», «Прибутковість». Кнопка «Друк» у шапці звіту друкує те, що зараз показано на екрані, з урахуванням фільтрів і пошуку.

У таких шаблонах рядки повторює цикл {% for row in rows %} ... {% endfor %}, поля беруться з row (у списку документів це ті самі поля, що й у doc: row.name, row.agent.name, row.sum), а підсумки - зі змінних totals (totals.count, totals.sum). Повний перелік змінних для конкретного списку чи звіту показано внизу сторінки його шаблонів.

Обмеження

• файл шаблону - до 5 МБ, без макросів (.xlsm і .docm не приймаються);
• друк за шаблоном працює для документів до 2000 позицій;
• в акаунті може бути до 200 шаблонів; файли шаблонів рахуються в обсяг сховища;
• листів із документами - до 100 за 5 хвилин і до 200 за годину на акаунт.

Перелік змінних

Документ

Суми

Організація та контрагент

Зображення організації

Позиції (усередині циклу)

Пов'язані документи

Інше

Типи пов'язаних документів