Як завести покупців і постачальників

Контрагент - це будь-яка компанія або людина, з якою ви маєте справи. І покупець, і постачальник заводяться в один і той самий список «Контрагенти»; різниця лише в тому, у яких документах вони з'являються.

Створити контрагента

1. Відкрийте «Контрагенти» і натисніть «Створити».
2. Введіть «Назва» - так, як ви називаєте цю компанію в роботі: «ТОВ «Керамік Плюс»» або «Кав'ярня «Кава на Ринку»».
3. У блоці «Про контрагента» вкажіть телефон, e-mail і адресу.
4. У блоці «Реквізити» виберіть «Тип компанії»: юридична особа, ФОП чи фізична особа. Для юридичної особи заповніть ЄДРПОУ, для ФОП - РНОКПП (поле «ІПН»). Ці дані друкуються в рахунках і накладних.
5. Натисніть «Зберегти».

Швидший спосіб - створити контрагента прямо з документа: у полі «Контрагент» натисніть «+», введіть назву, збережіть. Реквізити можна дописати потім.

Список контрагентів

У списку видно назву, телефон, e-mail і тип. Пошук праворуч шукає за назвою, телефоном і кодом. Щоб відділити покупців від постачальників, додайте їм теги («Покупець», «Постачальник») у картці й фільтруйте за тегом.

Статус

У картці контрагента є поле «Статус»: «Новий», «Надіслано пропозицію», «Перемовини», «Угоду укладено». Це для відділу продажу: видно, на якому етапі клієнт. Статуси можна перейменувати під себе (див. Статуси).

Вкладка «Документи»

Найкорисніша вкладка в картці: усі документи цього контрагента з датами, сумами й позначкою оплати. Тут одразу видно, що готель «Львівський двір» має замовлення №00001, за яким виставлено рахунок, зроблено відвантаження і отримано платіж.

Баланс

Скільки контрагент винен вам (або ви йому). Показується в картці на вкладці «Показники» і в кожному документі під полем «Контрагент». Додатне число - вам винні; від'ємне - винні ви. Баланс рахується з проведених документів: відвантаження й рахунки збільшують борг покупця, платежі його зменшують. Як це працює - у статті Як прийняти оплату і побачити борги.

Договори

Якщо з контрагентом підписано кілька договорів і борг треба рахувати по кожному окремо, заведіть їх у «Контрагенти» → «Договори» і вибирайте договір у документах. Для більшості невеликих компаній договори не потрібні: достатньо контрагента.